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TABLA DE CONTENIDO
1. Identificación del Responsable del Tratamiento
5. Principios Aplicables al Tratamiento de Datos Personales
7.3. Proveedores, Contratistas y/o Terceros Aliados
7.4. Clientes, usuarios y prospectos comerciales
9. Divulgación de Datos Personales a Terceros
10. Derechos de los Titulares de Datos Personales
11. Deberes de los Responsables del Tratamiento
12. Deberes de los Encargados del Tratamiento
13. Oficial de Protección de Datos Personales
14. Procedimiento para el ejercicio del derecho de Habeas Data
15. Procedimientos de Consultas y Reclamos
15.1. Procedimiento de Consultas
15.2. Procedimiento de Reclamos
16. Seguridad de la Información
17. Período de vigencia de las Bases de Datos
18. Vigencia y actualización de la Política
Esta Política de Tratamiento de Datos Personales (en adelante la “Política”) indica como PTC administra y gestiona la información personal de los Titulares que implique el Tratamiento de los Datos Personales entendidos pero no limitados a la recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión, procesamiento, transmisión y/o transferencia de datos personales de usuarios, clientes, proveedores, prospectos comerciales, empleados o cualquier otra persona natural y/o jurídica, que por algún motivo suministre información personal a PTC, sin importar el medio o canal físico o digital por el cual dichos datos sean capturados, como oficinas de atención presencial, línea de atención telefónica, portal web, o redes sociales, o cualquier otro mecanismo admitido por la normatividad vigente para la gestión comercial, captura y Tratamiento de Datos Personales de Titulares. Asimismo, en la obtención de datos personales para la consulta y reporte de datos financieros ante centrales de riesgos.
Para la interpretación de esta Política, le pedimos tener en cuenta las definiciones contempladas en la Ley 1266 de 2008, Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013 y demás normas que lo reglamenten, complementen, adicionen o modifiquen.
Esta Política aplica para todas las actividades que desarrolle la organización y contemple el Tratamiento de datos y bases de datos personales, con lo cual PTC adquiere la calidad de Responsable del Tratamiento y aquellas sobre las cuales los Encargados del Tratamiento obren en nombre de PTC.
El Tratamiento de Datos Personales por parte de PTC requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del Titular, ya sea directamente o a través de terceros. PTC, al momento de la recolección de Datos Personales, solicitará una autorización a los Titulares, por cualquiera de los medios de atención físicos y/o digitales (página web, App, redes sociales, red social de mensajería instantánea, voz y cualquier otro medio idóneo legalmente permitido) que se tengan habilitados, informando sobre las finalidades específicas del Tratamiento para los cuales se obtiene dicho consentimiento. La autorización de los Titulares podrá manifestarse por cualquiera de los siguientes medios: (i) escrito, (ii) de forma oral (grabaciones de voz) (iii) logs, check, cualquier formato digital, o (iv) mediante conductas inequívocas que permitan concluir de forma razonable que fue otorgada la autorización.
Esta Política es de obligatorio y estricto cumplimiento para PTC, como Responsable del Tratamiento los Datos Personales y para quien ostente la calidad de Encargado de este.
En PTC estamos comprometidos con la privacidad y el cumplimiento de los principios que gobiernan el Tratamiento de los Datos Personales y financieros de nuestros grupos de interés y, en general, de cualquier persona natural o jurídica cuyos datos personales, financieros se encuentren en nuestras bases de datos y/o archivos, garantizando en todo momento la observancia del mandato legal respecto de los principios indicados en el Régimen General de Protección de Datos Personales.
En PTC se adoptará las medidas técnicas, administrativas y humanas necesarias para procurar la seguridad de los Datos Personales a los que les da Tratamiento, protegiendo la confidencialidad, integridad, uso, acceso no autorizado y/o fraudulento a éstos. Para tal fin, ha implementado protocolos de seguridad de obligatorio cumplimiento para todo el personal que tenga acceso a estos datos y/o a los sistemas de información.
Para el objeto de la presente Política se entiende por:
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales;
Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento;
Circulación restringida: Los datos personales sólo serán tratados por aquel personal de PTC o quienes dentro de sus funciones tengan a cargo la realización de tales actividades. No podrán entregarse Datos Personales a quienes no cuenten con autorización o no hayan sido habilitados por PTC para tratarlos;
Check: Comprobar o verificar
Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables;
Dato sensible: Aquel dato que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos;
Derecho de los niños, niñas y adolescentes: En el Tratamiento se asegurará el respeto
a los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes. Sólo podrán tratarse aquellos datos que sean de naturaleza pública;
Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable del Tratamiento;
Formato Digital: son el recipiente que contiene y preserva la información. Estructuran y encapsulan cualquier contenido para facilitar su guardado en una memoria digital, su transmisión en una red de comunicaciones y su uso en un sistema informático
Logs: Registro o historial de log para referirse a la grabación secuencial en un archivo o en una base de datos de todos los acontecimientos en un proceso particular.
Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos;
Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento;
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
Acorde a la legalidad de la actividad reglada en la Ley 1266 de 2008, Ley 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y con base en las autorizaciones impartidas por los Titulares de la información, PTC en el Tratamiento de los Datos Personales entendidos pero no limitados a la recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión, procesamiento, trasmisión y/o transferencia, realiza este Tratamiento de Datos Personales para las finalidades autorizadas y previstas en las autorizaciones otorgadas por parte del Titular, las cuales se enmarcan para fines como la prestación de servicios, fines comerciales y/o publicitarios, fines de labor social y/o fines legales; esta última, cuando exista una obligación legal o contractual para ello; así mismo, los datos podrán ser tratados con la finalidad de dar cumplimiento a los requerimientos regulatorios que surjan, así como para para adelantar los procesos de control y auditorías internas y externas y evaluaciones que realicen los organismos de control.
De acuerdo con el compromiso adquirido por PTC, en cuanto a responsabilidad social y de sostenibilidad, con la finalidad de contribuir a la sociedad en el cierre de brechas sociales, digitales y aporte en la inclusión social en sectores académicos, medio ambientales, tecnológicos, entre otros; realizará Tratamiento de los datos personales de los Titulares de la información que previo a su autorización participen en la ejecución de las actividades que surjan de proyectos e iniciativas de responsabilidad social y sostenibilidad lideradas, desarrolladas o ejecutadas por PTC.
Igualmente, y en ejecución del objeto social de PTC, los datos personales serán tratados de acuerdo con la finalidad o finalidades que tenga cada Tratamiento, así:
Las finalidades descritas a continuación serán aplicables a todos los Titulares que hayan autorizado de forma previa, expresa e informada a PTC el Tratamiento de sus datos personales.
PTC puede obrar en ciertos eventos como Encargado del Tratamiento de los datos suministrados o transmitidos por algunos de sus grupos de interés que han contratado a PTC, y en virtud de esta relación contractual, se compromete al cumplimiento de las obligaciones a su cargo establecidas en el artículo 18 de la Ley 1581 de 2012. Igualmente, en el caso en que PTC sea Responsable y designe a un Encargado del Tratamiento, éste último se compromete al cumplimiento de las obligaciones a su cargo establecidas en el artículo 18 de la Ley 1581 de 2012.
Para efectos de la prevención y control de fraudes, financiación del terrorismo, lavado de activos y cualquier otra actividad que encaje dentro de un marco de ilegalidad en las comunicaciones y en cumplimiento de las disposiciones legales y regulatorias que así lo exijan, PTC, como proveedor de servicio de comunicaciones intercambiará la información personal de sus usuarios con otros proveedores de servicios de comunicaciones.
PTC utilizará los datos personales de sus empleados y candidatos de acuerdo con las siguientes finalidades:
PTC utilizará los datos personales de los proveedores y/o contratistas de acuerdo con las siguientes finalidades:
Los datos personales y los de terceros que el proveedor o contratista suministre, tales como aquellos pertenecientes a trabajadores autorizados para llevar a cabo la gestión o servicio encomendado, referencias y certificaciones comerciales, cuentan con la autorización de los Titulares para ser entregados y tratados de acuerdo con las finalidades contempladas en la presente Política.
PTC utilizará los datos personales de los clientes, usuarios y prospectos comerciales de acuerdo con las siguientes finalidades:
En todo caso, conforme lo prevé el artículo 12 de la Ley 1581 de 2012, se resalta el carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas a los Titulares, cuando estas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de las niñas, niños y adolescentes, así como también, el deber de informar al Titular que no está obligado a autorizar el Tratamiento de datos que sean de naturaleza sensible.
Respecto del Tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes se respetará, así mismo, el interés superior de estos y sus derechos prevalentes y fundamentales.
En ese sentido, se puede tratar los datos sensibles, cuando el Titular haya dado su autorización al Tratamiento de sus datos personales, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.
En todo caso, también se resalta el carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas a los Titulares, cuando estas versen sobre datos sensibles mencionados anteriormente,
Sin embargo WOM puede recolectar datos personales previa autorización otorgada por el titular, clasificados como privados, semiprivados y públicos, que puede llevar implícitos datos considerados también como sensibles, por sus medios y/o canales habilitados y autorizados; para la finalidad y/o cumplimiento de mandatos regulatorios y/o monitoreos del servicio, por lo que se dará tratamiento a datos personales de distintas categorías según sea naturaleza de los servicios contratados y/o prestados a los Titulares de la información, entendidos pero no limitados a datos personales de contacto, de identificación y autenticación, financieros y/o patrimoniales, fiscales, demográficos, ubicación geográfica y respecto de los datos de los móviles o dispositivos utilizado para el suministro de nuestros servicios; información respecto de los servicios que prestamos y los productos que ofrecemos.
PTC podrá transferir o transmitir (según corresponda) los datos personales a otras compañías en Colombia con las que tenga una alianza o relación contractual con finalidades comerciales, de servicio o sociales; o al extranjero con las que cuente con relación contractual por razones de seguridad, eficiencia administrativa y mejor servicio, de conformidad con lo indicado en esta Política y contando con las autorizaciones de cada uno de los Titulares.
En el caso de la transferencia internacional de datos personales se verificará respectivamente que dicho país cuente con una legislación que brinde niveles adecuados de protección de datos personales, de lo contrario, se ajustará las excepciones indicadas en la norma. Bajo este entendido, sus datos podrán ser transmitidos o transferidos, según corresponda, para el desarrollo de operaciones administrativas a favor y bajo instrucciones de PTC o a favor de sus filiales o subsidiarias.
En dichos supuestos, se adoptarán las medidas necesarias para que las personas que tengan acceso a sus datos personales cumplan con la presente Política y con los principios de protección de datos personales y obligaciones establecidas en la ley.
En el Tratamiento de Datos Personales por parte de PTC se respetarán en todo momento los derechos de los Titulares de Datos Personales que son:
Los Responsables del Tratamiento deberán cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la Ley 1581 de 2012 y en otras que rijan su actividad:
Los Encargados del Tratamiento deberán cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la Ley 1581 de 2012en y en otras que rijan su actividad:
Parágrafo. En el evento en que concurran las calidades de Responsable del Tratamiento y Encargado del Tratamiento en la misma persona, le será exigible el cumplimiento de los deberes previstos para cada uno.
La Gerencia de Innovación Legal, en encargo al Oficial de Protección de Datos Personales será el Responsable de velar por la atención de peticiones, consultas y reclamos, y en general, para garantizar el ejercicio de los derechos de los Titulares de Datos Personales. Además, velará por la implementación efectiva y el cumplimiento de esta Política y las obligaciones legales de PTC sobre la materia.
Los Titulares podrán ejercer el derecho de habeas data que corresponde al acceso, actualización, rectificación y supresión de sus datos personales y a solicitar prueba de la autorización que otorgó para el Tratamiento ante PTC o a revocar la misma, en todo momento y de forma efectiva a través del correo electrónico oficialprivacidad@wom.co o a través de la página web www.wom.co o la línea de atención *302; este derecho se puede ejercer:
PTC y/o los Encargados, garantizan a los Titulares de Datos Personales contenidos en sus bases de datos o a sus causahabientes o personas autorizadas, el derecho de consultar toda la información contenida en su registro individual o toda aquella que esté vinculada con su identificación conforme se establece en la presente Política de Tratamiento de Datos Personales.
Responsable de atención de consultas: El Oficial de Protección de Datos Personales de PTC, será el Responsable de recibir y dar trámite a las solicitudes remitidas, en los términos, plazos y condiciones establecidos en la Ley 1581 de 2012 y en las presentes políticas.
Las consultas dirigidas a PTC deberán contener como mínimo la siguiente información:
Una vez sea recibida la solicitud de CONSULTA de información por parte del Titular de los datos o su representante o tercero debidamente autorizado, a través de los canales establecidos por PTC, el Oficial de Protección de Datos Personales, procederá a verificar que la solicitud contenga todas las especificaciones requeridas a efectos de poder valorar que el derecho se ejerza por un interesado o por un representante de éste, acreditando con ello, que se cuenta con la legitimidad legal para hacerlo.
Consultas sin cumplimiento de Requisitos legales:
En caso de que la consulta se presente sin el cumplimiento de los anteriores requisitos legales, se solicitará al Titular, dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción de la consulta, para que subsane las fallas y presente la información o documentos faltantes.
Desistimiento de la consulta:
Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido de la consulta.
Plazos de Respuesta a consultas:
Las solicitudes recibidas mediante los anteriores medios serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. En caso de imposibilidad de atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los diez (10) días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.
Mediante el procedimiento de reclamos, el Titular del dato podrá solicitar: corrección o actualización de los datos, revocatoria de la autorización o supresión de los Datos Personales. Así mismo se podrá presentar reclamos cuando adviertan el presunto incumplimiento de la Ley 1266 de 2008, Ley 1581 de 2012, Ley 2157 de 2021 o de la presente Política de Tratamiento de Datos Personales.
Responsable de atención de Reclamos:
El Oficial de Protección de Datos Personales, será el Responsable de recibir y dar trámite a las solicitudes remitidas, en los términos, plazos y condiciones establecidos en las leyes anteriormente mencionadas y en las presentes políticas.
Las reclamaciones presentadas deberán contener como mínimo la siguiente información:
Una vez sea recibida el reclamo por parte del Titular de los datos o su representante o tercero debidamente autorizado, a través de los canales establecidos por PTC, el Oficial de Protección de Datos Personales, procederá a verificar que la solicitud contenga todas las especificaciones requeridas a efectos de poder valorar que el derecho se ejerza por un interesado o por un representante de éste, acreditando con ello, que se cuenta con la legitimidad legal para hacerlo.
Reclamaciones sin cumplimiento de Requisitos legales:
En caso de que la reclamación se presente sin el cumplimiento de los anteriores requisitos legales, se solicitará al reclamante dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo, para que subsane las fallas y presente la información o documentos faltantes.
Desistimiento del Reclamo:
Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
Plazos de Respuesta a los Reclamos:
El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Inclusión de leyenda en la base de datos:
Recibida la reclamación de forma completa, en un término máximo de dos (2) días hábiles PTC incluirán en la base de datos donde se encuentren los datos personales del Titular, una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo de este. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
Procedimiento de Supresión de Datos Personales:
En caso de resultar procedente la Supresión de los datos personales del Titular de la base de datos conforme a la reclamación presentada, PTC realizará operativamente la supresión de tal manera que la eliminación no permita la recuperación de la información, sin embargo, el Titular deberá tener en cuenta que en algunos casos cierta información deberá permanecer en registros bien sea porque aún existe una relación contractual o por asuntos de índole históricos por cumplimiento de deberes legales de PTC por lo que su supresión versará frente al Tratamiento activo de los mismos y de acuerdo a la solicitud del Titular.
En aras de garantizar la confidencialidad, disponibilidad e integridad de la información de nuestros Titulares, la compañía ha dispuesto para asegurar y resguardar la seguridad de la información una Política y Manuales de Seguridad de la Información en los cuales se contemplan las directrices y los lineamientos respectivos para implementar y aplicar al interior de organización.
Las Bases de Datos de PTC tendrán el periodo de vigencia que corresponda a la finalidad para la cual se autorizó su Tratamiento y de acuerdo con las normas especiales que regulen la materia, así como aquellas normas que establezcan el ejercicio de las funciones legales asignadas a PTC; los datos personales deberán ser conservados cuando así se requiera para el cumplimiento de una obligación legal o contractual.
La presente Política de Tratamiento de Datos Personales rige a partir de su firma y complementa las políticas asociadas, con vigencia indefinida.
Cualquier cambio sustancial en la Políticas de Tratamiento de datos personales, se comunicará de forma oportuna a los Titulares de los datos a través de los medios habilitados y/o a través del sitio web: https://www.wom.co.
Versión |
Fecha dd/mm/aaaa |
Descripción del cambio |
Generado por |
Revisado por |
Aprobado por |
V1 |
25/01/2023 |
El documento existía anteriormente bajo el código POLT- AUDT-002. |
Lizeth Perilla - Especialista Protección datos personales |
Mario Castro - Gerente de Innovación legal |
Junta Directiva |
V1.1 |
14/03/2023 |
Se incorpora los siguientes numerales: |
Lizeth Perilla - Especialista Protección datos personales |
Mario Castro - Gerente de Innovación legal |
Junta Directiva |