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Política de  Tratamiento de Datos

PARTNERS TELECOM COLOMBIA S.A.S.

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Septiembre 3-2020

Datos Personales

Dirección Legal

Mónica Bozón

Mario Castro

Angela Ortiz



ÍNDICE

  1. Identificación del Responsable del Tratamiento
  2. Objetivo
  3. Principios Aplicables al Tratamiento de Datos Personales
  4. Deberes de PTC como responsable del tratamiento de Datos Personales
  5. Legitimación para el Tratamiento de Datos Personales
  6. Finalidades del Tratamiento
  7. Requisitos Especiales para el tratamiento de datos sensibles
  8. Divulgación de Datos Personales a Terceros
  9. Tratamiento de datos personales por cuenta de un tercero
  10. Derechos de los titulares de datos personales
  11. Procedimiento para el ejercicio del derecho de Habeas Data
  12. Procedimientos de consultas y reclamos
  13. Oficial de Protección de Datos Personales
  14. Disposiciones Finales, Vigencia y Modificaciones de esta Política. 10
  15. Sanciones
  16. Vigencia

1. Identificación del Responsable del Tratamiento

  • Razón Social: PARTNERS TELECOM COLOMBIA S.A.S. (en adelante “PTC” o la “Compañía”)
  • NIT.: 901.354.361 – 1
  • Dirección: Calle 67 No. 7 – 35, Oficina 1204, Bogotá – Colombia.
  • Correo Electrónico: oficialprivacidad@wom.co

 

2. Objetivo

Esta Política de Tratamiento de Datos Personales (en adelante la “Política”) aplica a todas las bases de datos personales sobre las cuales PTC ostente la calidad de Responsable del Tratamiento y aquellas sobre las cuales los Encargados del Tratamiento obren en nombre de PTC. Así mismo, aplica a todos los procesos de PTC que impliquen la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de datos personales de usuarios, clientes, proveedores, prospectos comerciales, empleados o cualquier otra persona natural que por algún motivo suministre información personal a PTC, sin importar el medio por el cual dichos datos sean capturados, incluidos, pero no limitados a oficinas de atención presencial, línea de atención telefónica, portal web, o redes sociales, así como cualquier otro mecanismo admitido por la normatividad vigente para la gestión comercial, captura y tratamiento de datos personales de prospectos y clientes.

Para la interpretación de esta Política, le pedimos tener en cuenta las definiciones contempladas en el artículo 3 de la Ley 1581 de 2012 y en el artículo 2.2.2.25.1.3. del Decreto 1075 de 2015.

3. Principios Aplicables al Tratamiento de Datos Personales

En PTC estamos comprometidos con la privacidad y el cumplimiento de los principios que gobiernan el tratamiento de los datos personales de nuestros grupos de interés y, en general, de cualquier persona natural cuyos datos personales se encuentren en nuestras bases de datos y/o archivos, garantizando en todo momento la observancia de los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad, confidencialidad y responsabilidad demostrada.

PTC, como proveedor de servicio de comunicaciones, sólo intercambiará la información personal de sus usuarios con otros proveedores de servicios de comunicaciones para efectos de la prevención y control de fraudes en las comunicaciones y el cumplimiento de las disposiciones legales y regulatorias que así lo exijan. En todo caso, PTC requerirá obtener la autorización expresa del titular para este fin, la cual será obtenida a través de la firma del contrato de prestación de servicios de comunicaciones[1].

4. Deberes de PTC como responsable del tratamiento de Datos Personales.

PTC como Responsable del Tratamiento cumplirá los deberes propios de dicha calidad con ocasión del tratamiento que se cumple sobre los datos personales de los Titulares, así como aquellos previstos en la ley y en otras disposiciones que rijan su actividad comercial, en los términos del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 y cualquier norma que lo reglamente, complemente o desarrolle.

PTC trata los Datos Personales de los titulares de forma confidencial y con restricciones de acceso en cumplimiento de las debidas garantías constitucionales, legales y demás normas aplicables a la protección de datos. ha incorporado en sus diferentes sistemas los estándares de seguridad adecuados con el fin de garantizar la seguridad y confidencialidad de los datos personales y para evitar su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento, lo anterior de acuerdo con el estado de la tecnología, el tipo y naturaleza de los datos que se encuentran en nuestras bases de datos y los riesgos a que están expuestos.

5.Legitimación para el Tratamiento de Datos Personales.

El tratamiento de datos personales por parte de PTC requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular de los mismos, ya sea directamente o a través de terceros. PTC, al momento de la recolección de Datos Personales, solicitará una autorización a los Titulares, por cualquiera de los medios de atención y venta que tenga habilitados, informando sobre las finalidades específicas del Tratamiento para los cuales se obtiene dicho consentimiento. La autorización de los Titulares podrá manifestarse por cualquiera de los siguientes medios: (i) escrito, (ii) de forma oral o (iii) mediante conductas inequívocas que permitan concluir de forma razonable que fue otorgada la autorización.

PTC solo recolectará, almacenará, usará o circulará los datos personales durante el tiempo que sea razonable y necesario, de acuerdo con las finalidades que justificaron el tratamiento, atendiendo a las disposiciones aplicables a la materia de que se trate y a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información. Una vez cumplida la o las finalidades del tratamiento y, sin perjuicio de normas legales que dispongan lo contrario, procederá a la supresión de los datos personales en su posesión cuando así corresponda conforme a los procedimientos establecidos por PTC para ello. No obstante lo anterior, los datos personales deberán ser conservados cuando así se requiera para el cumplimiento de una obligación legal o contractual.

El Titular podrá, en cualquier momento, revocar el consentimiento que haya otorgado para el tratamiento de sus datos personales, salvo que legal o contractualmente PTC deba tratar dicha información, mediante el envío de una comunicación y/o solicitud a través los canales de contacto contemplados en la presente Política, aportando copia de su documento de identificación o cualquier otro documento que, a juicio de PTC, permita acreditar su identidad.

6.  Finalidades del Tratamiento

  • Finalidades Generales:

Las finalidades descritas a continuación serán aplicables a todos los titulares que hayan autorizado por cualquiera de los medios de atención y venta habilitados, de forma previa, expresa e informada a PTC el tratamiento de sus datos personales:

  1. Informar sobre cambios sustanciales en la Política.
  2. Establecer y gestionar la relación precontractual o contractual de cualquier índole que surja en virtud del cumplimiento de una obligación legal o contractual a cargo de PTC.
  3. Verificar que la información suministrada sea veraz, así como los antecedentes comerciales, reputacionales y eventuales riesgos de relacionamiento asociados al LA/FT, como por ejemplo evidenciar que sus bienes no provienen de actividades ilícitas.
  4. Responder a las peticiones, consultas, reclamos y/o quejas que realicen los Titulares a través de cualquiera de los canales habilitados por PTC para dicho efecto.
  5. Transferir o transmitir sus datos personales a entidades y/o autoridades judiciales y/o administrativas, cuando estos sean requeridos en relación con su objeto y necesarios para el cumplimiento de sus obligaciones legales o contractuales, así como a otros terceros de conformidad con lo previsto en la presente Política.
  6. La gestión, administración, mejora y ampliación de los distintos servicios, la elaboración de estadísticas, el seguimiento de incidencias, así como el envío de comunicaciones y cualquier otro fin relacionado directamente con el desarrollo del objeto social de PTC, sus obligaciones legales y la atención de requerimientos gubernamentales.
  7. Cumplir con cualquier tipo de obligación contractual o legal derivada de la relación existente entre PTC y el titular.
  8. Transmitir o transferir en el orden nacional o internacional, sus datos personales en virtud de contratos de transmisión, transferencia o cualquier otro instrumento que permita tal propósito, de acuerdo con las finalidades generales y específicas informadas en esta Política.
  • Recursos Humanos:

PTC utilizará los datos personales de sus empleados de acuerdo con las siguientes finalidades:

  1. Incorporar sus datos personales en el contrato laboral, modificaciones y adiciones al mismo, así como en los demás documentos que resulten necesarios para gestionar la relación laboral y obligaciones derivadas de la misma que se encuentren a cargo PTC en calidad de Responsable.
  2. Desarrollar una correcta gestión de la relación laboral que vincula al titular del dato personal con PTC a través de, entre otras actividades, el envío de comunicaciones, la asignación de herramientas de trabajo, el pago de nómina incluida la realización de los descuentos para pagos a terceros que el empleado haya autorizado previamente y realizar los informes relativos a este proceso.
  3. Disponer de los datos personales de los colaboradores para incorporarlos de forma adecuada en los archivos laborales activos e históricos de PTC y mantenerlos actualizados, así como expedir certificaciones, constancias u otros documentos en razón del vínculo laboral.
  4. Administrar los datos personales para que PTC, en su condición de empleador, cumpla con sus obligaciones legales con ocasión del contrato de trabajo.
  5. Gestionar los datos personales del titular y los de su núcleo familiar para realizar trámites de afiliación a las entidades promotoras de salud −EPS−, cajas de compensación familiar, administradoras de riesgo laboral −ARL−, y demás necesarias para que PTC cumpla su deber como empleador.
  6. Promover su participación en programas desarrollados por PTC que tengan como finalidad el bienestar y buen clima laboral.
  7. Garantizar la correcta ejecución del Reglamento Interno de Trabajo y la ejecución de los procesos disciplinarios e investigaciones pertinentes.
  8. Monitorear las herramientas de trabajo y utilizar las imágenes que se capten a través sistemas de video vigilancia con la finalidad de controlar y evaluar el desarrollo y rendimiento de las actividades laborales en el puesto de trabajo.
  9. Transmitir o transferir en el orden nacional o internacional, sus datos personales en virtud de contratos de transmisión, transferencia o cualquier otro instrumento que permita tal propósito, de acuerdo con las finalidades generales y específicas informadas en esta Política.

PTC utilizará los datos personales de los candidatos a una vacante de acuerdo con las finalidades que se relacionan a continuación:

  1. Establecer y gestionar el proceso de reclutamiento, selección y contratación del personal.
  2. Adelantar pruebas de selección, competencias y habilidades, visitas domiciliarias, evaluaciones psicosociales, y todas las otras evaluaciones que se estimen convenientes con el fin de identificar la pertinencia de la contratación del candidato.
  3. Almacenar en un archivo o carpeta físico y/o digital para efectos de consulta en futuros procesos de selección.

PTC conservará la información que repose en el archivo o carpeta del candidato a una vacante por un tiempo indefinido para atender requerimientos de autoridades administrativas y requerimientos de auditorías internas.

  • Proveedores y/o Contratistas:

PTC utilizará los datos personales de los proveedores y/o contratistas de acuerdo con las siguientes finalidades:

  1. Efectuar el trámite de vinculación del proveedor o contratista y desarrollar una correcta gestión de la relación precontractual y contractual.
  2. Gestionar sus datos para efectuar los diferentes procesos de pagos facturas y cuentas de cobro presentadas a PTC y gestión de cobranzas que se encuentren a su cargo.
  3. Evaluar el cumplimiento de las obligaciones contractuales y de la calidad de los productos y servicios ofrecidos o prestados a PTC.
  4. Analizar aspectos financieros, técnicos y de cualquier otra índole sobre los servicios ofrecidos o prestados por parte del proveedor y/o contratista.
  5. Compartir información de interés general y/o comercial.
  6. Utilizar, en el evento que sea necesario, los datos personales del colaborador del proveedor con el fin de establecer controles de acceso a la infraestructura lógica o física de PTC.
  7. Realizar pagos de honorarios por productos o servicios prestados a PTC.
  8. Transmitir o transferir en el orden nacional o internacional, sus datos personales en virtud de contratos de transmisión, transferencia o cualquier otro instrumento que permita tal propósito, de acuerdo con las finalidades generales y específicas informadas en esta Política

El Responsable del Tratamiento, entiende que los datos personales y los de terceros que el proveedor o contratista suministre, tales como aquellos pertenecientes a trabajadores autorizados para llevar a cabo la gestión o servicio encomendado, referencias y certificaciones comerciales, cuentan con la autorización de los titulares para ser entregados y tratados de acuerdo con las finalidades contempladas en la presente Política.

  • Clientes, usuarios y prospectos comerciales:

PTC utilizará los datos personales de los clientes, usuarios y prospectos comerciales de acuerdo con las siguientes finalidades:

  1. Registrarlo y evaluarlo como cliente, usuario o prospecto comercial de PTC.
  2. Registrarlos en los sistemas de gestión de PTC para el desarrollo de los procedimientos contables, logísticos, comerciales y financieros de la operación.
  3. Consultar y reportar su información en centrales de riesgo e información crediticia.
  4. Informar sobre las marcas, productos, servicios y actividades promocionales de PTC de forma directa o a través de aliados o colaboradores.
  5. Prestar servicios de telecomunicaciones, cuando corresponda, de conformidad con las obligaciones contractuales y legales.
  6. Informar, comunicar, organizar, controlar, atender, acreditar las actividades en relación con su condición como titular.
  7. Responder a solicitudes o requerimientos de información de nuestros servicios.
  8. Enviar al correo físico, electrónico, celular o dispositivo móvil, vía mensajes de texto (SMS y/o MMS) o vía WhatsApp o Facebook Messenger o a través de cualquier otro medio análogo y/o digital de comunicación creado o por crearse, información comercial, publicitaria o promocional sobre los productos y/o servicios, eventos y/o promociones de tipo comercial, con el fin de impulsar, invitar, dirigir, ejecutar, informar y, de manera general, llevar a cabo campañas, promociones o concursos de carácter comercial o publicitario, adelantados directamente por PTC y/o por terceras personas.
  9. Levantar registros contables, financieros y estadísticos y adelantar la gestión comercial, de cobranzas y conservación de la información y documentos exigidos por las normas contables.
  10. Gestionar actividades de post venta orientadas a establecer vínculos comerciales que permitan aumentar su satisfacción.
  11. Realizar análisis estadísticos de tendencias, hábitos de consumo y comportamientos del consumidor.
  12. Transmitir o transferir en el orden nacional o internacional, sus datos personales en virtud de contratos de transmisión, transferencia o cualquier otro instrumento que permita tal propósito, de acuerdo con las finalidades generales y específicas informadas en esta Política

Respecto de todos los titulares sobre los cuales PTC actúe como Responsable, además aplicarán las demás finalidades que se determinen en los procesos de recolección de información para su tratamiento y que les sean comunicadas a los Titulares en el momento de la recolección de los respectivos datos personales.

7. Requisitos Especiales para el tratamiento de datos sensibles

PTC en su calidad de Responsable del Tratamiento, identificará los datos sensibles que eventualmente llegare a tratar para cumplir con los siguientes objetivos:

  1. Implementar especial atención y reforzar su responsabilidad frente al tratamiento de este tipo de datos, lo cual se traduce en una exigencia mayor en términos de cumplimiento de los principios y los deberes establecidos por la normatividad vigente en materia de protección de datos.
  1. Establecer los niveles de seguridad técnica, legal y administrativa para tratar esa información de forma adecuada.
  2. Aumentar las restricciones de acceso y uso por parte del personal de PTC en su calidad de empleadora y de terceros contratistas o proveedores de ésta.

En todo caso, conforme lo prevé el artículo 12 de la Ley 1581 de 2012, se resalta el carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas a los titulares, cuando estas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de las niñas, niños y adolescentes.

Respecto del tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes se respetará, así mismo, el interés superior de estos y sus derechos prevalentes y fundamentales.

8. Divulgación de Datos Personales a Terceros

Los Datos Personales del Titular serán utilizados sólo para los propósitos señalados en esta Política, y no procederemos a venderlos, licenciarlos, transmitirlos, transferirlos o divulgarlos a terceros, salvo que, i) el Titular autorice expresamente a hacerlo; ii) sea necesario para permitir a nuestros contratistas o agentes prestar los servicios que les hemos encomendado; iii) fuese necesaria para la prestación efectiva y cumplimiento del servicio adquirido; iv) sea con el fin de proporcionarle nuestros productos o servicios; v) sea necesario para permitir que terceros que prestan servicios de mercadeo en nuestro nombre o a otras entidades con las cuales tenga acuerdos de mercado conjunto; vi) tenga relación con una fusión, consolidación, adquisición, desinversión u otro proceso de restructuración; vii) sea requerido para finiquitar operaciones administrativas; o viii) sea requerido o permitido por la ley.

PTC podrá transferir o transmitir (según corresponda) sus datos personales a otras compañías en Colombia o en el extranjero por razones de seguridad, eficiencia administrativa y mejor servicio, de conformidad con las autorizaciones de cada uno de los Titulares. Bajo este entendido, sus datos podrán ser transmitidos o transferidos, según corresponda, para la culminación de operaciones administrativas a favor y bajo instrucciones de PTC o a favor de sus filiales o subsidiarias.

9.Tratamiento de datos personales por cuenta de un tercero.

PTC puede obrar en ciertos eventos como Encargado del Tratamiento de los datos suministrados o transmitidos por algunos de sus grupos de interés que han contratado a PTC, y en virtud de esta relación contractual, se compromete al cumplimiento de las obligaciones a su cargo establecidas en el artículo 18 de la Ley 1581 de 2012.

10.Derechos de los titulares de datos personales.

Los Titulares o sus causahabientes podrán directamente o a través de apoderado ejercer el derecho de habeas data frente a PTC con el objeto de:

  1. Conocer y acceder a sus datos personales que hayan sido objeto de un tratamiento.
  2. Actualizar sus datos personales que hayan sido objeto de un tratamiento.
  3. Rectificar los datos personales que hayan sido objeto de un tratamiento.
  4. Suprimir la autorización para el tratamiento de sus datos personales, cuando en el tratamiento de los mismos no se hayan respetado los principios establecidos en la Ley 1581 de 2012.
  5. Solicitar prueba de la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos personales.

11. Procedimiento para el ejercicio del derecho de Habeas Data

Los Titulares podrán ejercer el de habeas data en todo momento y de forma efectiva para garantizar su derecho de acceso, rectificación, supresión y prueba de autorización ante PTC a través de los siguientes canales de contacto:

Correo electrónico:

oficialprivacidad@wom.co

Teléfono:

(+571) 3078050

Las siguientes son las formas legalmente permitidas para ejercer el derecho de habeas data:

 

  1. A nombre propio: el Titular de datos personales que se encuentren almacenados en bases de datos y/o archivos de PTC, tendrá derecho a conocer, actualizar, acceder, rectificar, suprimir, solicitar prueba de autorización otorgada, ser informado respecto del uso de sus datos, revocar la autorización otorgada.
  2. A través de apoderado: Este derecho puede ejercerse por el interesado debidamente identificado o por el apoderado del Titular de la información personal, para lo cual debe adjuntar a la solicitud el poder especial o general debidamente otorgado.
  3. Ejercicio del derecho de menores de edad: Los menores de edad deberán ejercer su derecho de habeas data a través de quien acredite su representación legal.

12. Procedimientos de consultas y reclamos

Los titulares podrán realizar (i) consultas sobre su información personal que repose en las bases de datos del Responsable o (ii) reclamos cuando considere que la información personal contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión o cuando adviertan el presunto incumplimiento de los deberes contenidos en esta Política, los cuales serán tramitados en los términos y plazos precisados respectivamente en los artículos 14 y 15 de la Ley 1581 de 2012.

Para los efectos y propósitos del presente acápite, los Titulares o cualquier interesado puede comunicarse a través del correo electrónico: oficialprivacidad@wom.co.  

13. Oficial de Protección de Datos Personales.

El Oficial de Protección de Datos puede ser contactado a través del correo electrónico: oficialprivacidad@wom.co.

El Oficial de Protección de Datos Personales será el responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos, y en general, para garantizar el ejercicio de los derechos de los titulares. Además, el Oficial de Protección de Datos velará por la implementación efectiva y el cumplimiento de estas Política y las obligaciones legales de PTC sobre la materia.

14. Disposiciones Finales, Vigencia y Modificaciones de esta Política.

La presente política estará vigente desde la fecha de su entrada en vigor.

Esta Política puede ser ajustada o modificada en cualquier momento, ya sea para atención de novedades legislativas, regulatorias o jurisprudenciales, políticas internas, razón por la cual le recomendamos revisar periódicamente nuestro sitio web, por medio del cual se le avisará del cambio y se pondrá a su disposición la última versión de esta Política o los mecanismos para tener acceso a la misma. Si el Titular no está de acuerdo con las modificaciones efectuadas a la Política, en cualquier momento podrá ejercer sus derechos de Habeas Data mediante los procedimientos aquí previstos.

15. Sanciones

Cualquier incumplimiento a esta política, constituirá una infracción grave a las obligaciones del contrato de trabajo, pudiendo adoptar la compañía las medidas disciplinarias que el reglamento interno y la legislación vigente faculta al empleador ante este tipo de casos.

16. Vigencia

La presente Política sustituye y reemplaza a todas las Políticas de Tratamiento de Datos Personales anteriores desde la fecha de su publicación.

[1] Art. 1.60. Resolución 5050 de 2016. Contrato de Prestación de Servicios de Comunicaciones. Acuerdo de voluntades entre el usuario y el proveedor, el cual deberá constar en copia escrita física o electrónica, para el suministro de uno o varios servicios de comunicaciones, del cual se derivan derechos y obligaciones para las partes. 

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